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GRAF BRÜHL Online-Magazin

Büroorganisation für land- und forstwirtschaftliche Betriebe

Ein Gastartikel von Madeleine Deselaers, Gründerin und Geschäftsführerin der „ B F L B – Büroorganisation forst- und landwirtschaftlicher Betriebe“

Stel­len­wert von Büro­ma­nage­ment in Land- und Forstbetrieben

Die Arbeits­welt wandelt sich rasch, dabei zeigen plötz­lich auftre­tende Ausnah­me­si­tua­tionen wie wichtig zeit­ge­mäßes Equip­ment, Orga­ni­sa­ti­ons­themen und Digi­ta­li­sie­rung zum Aufrecht­erhalten erfor­der­li­cher Arbeits­ab­läufe und zur Weiter­ent­wick­lung von Land- und Forst­be­trieben sind. Fallen Betriebs­leiter oder Mitar­beiter in Schlüs­sel­po­si­tionen für längere Zeit aus oder sind nicht vor Ort, fehlen insbe­son­dere kleinen Betrieben Infor­ma­tionen und Hand­lungs­voll­machten, um das Tages­ge­schäft aufrechtzuerhalten.

Der Verwal­tungs­auf­wand in Deutsch­land nimmt bran­chen­über­grei­fend zu, insbe­son­dere die Land- und Forst­wirt­schaft ist von stei­genden Aufzeich­nungs­pflichten betroffen. So macht die regel­mä­ßige Bear­bei­tung von Doku­menten, sowohl in Papier- als auch in digi­taler Form, einen entschei­denden Teil des Tages­ge­schäfts land- und forst­wirt­schaft­li­cher Betriebs­leiter aus. Um dabei den Über­blick zu behalten, helfen eine effek­tive Büro­or­ga­ni­sa­tion und eine effi­zi­ente Abla­ge­struktur. Büro­ar­beit ist eine verant­wor­tungs­volle Aufgabe, da hier die Fäden des Land- und Forst­be­triebs zusam­men­laufen: Neben Buch­füh­rung und Doku­men­ta­tion hat die Einhal­tung fach­spe­zi­fi­scher, insbe­son­dere recht­li­cher Anfor­de­rungen hohe Prio­rität. Hinzu­kommen das Perso­nal­wesen, die Vorbe­rei­tung sowie Umset­zung betriebs­spe­zi­fi­scher Förder­maß­nahmen und zuneh­mende Quali­täts­si­che­rung der Produk­tion. Diese Aufgaben kommen zumeist mit Aufzeich­nungs­pflichten und Kontrollen im Bereich Cross-Compli­ance bzw. Audits einher. Der Betriebs­lei­tung obliegt dabei die Verant­wor­tung entspre­chende perso­nelle Kapa­zi­täten und Doku­mente, Ausstat­tungen und Mate­ri­al­vor­räte vorzuhalten.

Eines der wich­tigsten Ziele eines jeden Betriebs­lei­ters ist es die Finanzen im Blick zu behalten. So bündeln Betriebs­büros bzw. die Geschäfts­lei­tung alle Infor­ma­tionen zum Land- und Forst­be­trieb sowie sämt­liche mone­tären Ange­le­gen­heiten, den Betrieb und dessen Mitar­beiter betref­fend. Eine bestän­dige Struktur und gute Orga­ni­sa­tion des Büro­ma­nage­ments tragen somit dazu bei, die Finanzen im Blick zu halten und den Betrieb auf Basis einer trans­pa­renten Infor­ma­ti­ons­grund­lage zukunfts­wei­send zu steuern. Nur auf Grund­lage mess­barer und über­prüf­barer Prozesse, Daten und Fakten ist es möglich Entschei­dungen trans­pa­rent und nach­voll­ziehbar zu gestalten. So erleich­tern eine gute Büro­struktur und Orga­ni­sa­tion allen Betei­ligten die Arbeit, sparen Zeit und letzt­lich betrieb­liche Ressourcen.

Gerüstet für Ausnahmesituationen

Im Fall eines plötz­li­chen Arbeits­aus­falls ist eine strin­gente Orga­ni­sa­ti­ons­struktur für das Bestehen des Betriebes uner­läss­lich. So sollten alltäg­li­chen Aufgaben und Abläufe klar defi­niert und trans­pa­rent sein, d. h. schrift­lich doku­men­tiert. Dies betrifft sowohl die Tätig­keiten der Geschäfts­lei­tung als auch die eines jeden einzelnen Mitar­bei­ters. Ebenso sollte laufend der Tätig­keits­in­halt zwischen Betriebs­leiter und Mitar­bei­tern bzw. unter­ein­ander kommu­ni­ziert werden. Die Trans­pa­renz im Betrieb hilft auch dann, wenn Dritte Einsicht in entspre­chende Unter­lagen und Doku­mente benö­tigen. Dies kann sich sowohl auf externe Cross-Compli­ance Kontrollen beziehen oder auf steu­er­liche Betriebs­prü­fungen. So kann beispiels­weise der Versi­che­rungs­schutz der im Betrieb befind­li­chen Immo­bi­lien nur adäquat ange­passt werden, wenn das Gebäude- und Flächen­ei­gentum sowie das Inventar bekannt sowie hinrei­chend doku­men­tiert ist.

Ein gut orga­ni­siertes Büro mit trans­pa­renten Prozessen und offener Kommu­ni­ka­tion ermög­licht es Arbeit messbar zu machen, Prozesse zu opti­mieren und dadurch Sicher­heit für alle Betei­ligten zu schaffen. Wert­volle Zeit wird so nicht mit Suchen und Sortieren von Doku­menten vertan. Der Betriebs­leiter kann sich dem Wesent­li­chen, d. h. den Geschäfts­zahlen widmen. Diese bauen auch in Land- und Forst­be­trieben auf den Prin­zi­pien der ordnungs­ge­mäßen Buch­hal­tung auf und sollten vor allem aus steu­er­recht­li­chen Gründen stets aktuell gehalten werden. Wichtig für die Geschäfts­füh­rung ist, dass Zahlen, Daten und Fakten auch für Dritte stimmig und nach­voll­ziehbar sind, um wohl­über­legte stra­te­gi­sche Entschei­dungen zu treffen und die Weiter­ent­wick­lung des Betriebes voran­zu­treiben. Insbe­son­dere in diesem Bereich bringt die Digi­ta­li­sie­rung viel Poten­zial im Sinne der Arbeits­er­leich­te­rung und Vermei­dung von Redun­danzen mit sich.

Im Kontext der effi­zi­enten Büro­or­ga­ni­sa­tion ist die Digi­ta­li­sie­rung im heutigen Zeit­alter nicht mehr wegzu­denken. Sie unter­stützt dabei, die erwähnte Trans­pa­renz im Land- und Forst­be­trieb ebenso wie eine flexible orts­un­ab­hän­gige Arbeits­weise zu schaffen, d. h. auch im Home-Office. Der schnelle Zugriff auf Infor­ma­tionen gewähr­leistet die Beschleu­ni­gung von Arbeits­pro­zessen. Darüber hinaus führt die Digi­ta­li­sie­rung von Daten dazu, das Control­ling für die Betriebs­lei­tung zu opti­mieren und die Auswer­tung von wich­tigen Unter­neh­mens­kenn­zahlen zu auto­ma­ti­sieren. Neben einer verbes­serten Vorgangs­be­ar­bei­tung kann auch die Bezie­hung zu externen Personen und Insti­tu­tionen opti­miert werden. Dies bezieht sich auf den Kunden­ser­vice ebenso wie auf die Kommu­ni­ka­tion mit Liefe­ranten und sons­tigen Dienst­leis­tern wie Steuer- oder Betriebs­be­ra­tern, Rechts­an­wälten oder Versi­che­rungs­mak­lern. So kann sich nur beraten lassen, wer seinen Betrieb kennt, d. h. sowohl die im Eigentum befind­li­chen Immo­bi­lien, die Miet- und Pacht­ob­jekte, das Inventar und die Betriebskennzahlen.

Zur Person

Made­leine Deselaers 

Madeleine Deselaers

Made­leine Deselaers machte sich 2017 im Anschluss an ihr Master­stu­dium an der CAU Kiel mit der „B f l B – Büro­or­ga­ni­sa­tion forst- und land­wirt­schaft­li­cher Betriebe“ selbst­ständig. Bereits während ihres Bache­lor­stu­diums der Betriebs­wirt­schaft in Göttingen sammelte sie prak­ti­sche Erfah­rungen durch Prak­tika in namhaften Unter­nehmen der Lebens­mit­tel­branche im In- und Ausland. Nach einer Station als Marke­tingas­sis­tentin in Frank­furt folgte das Master­stu­dium mit Schwer­punkt Agri­busi­ness in Kiel. Neben dem Studium erwei­terte sie ihr Wissen um weitere prak­ti­sche Erfah­rungen in der Land­wirt­schaft sowohl durch Prak­tika als durch Mitar­beit in einem studen­ti­schen Verein zur Bera­tung land­wirt­schaft­li­cher Betriebe.

Der Austausch mit Land- und Forst­wirten und Vertre­tern der Branche führten letzt­lich dazu, dass Made­leine Deselaers sich dem Thema „Büro­or­ga­ni­sa­tion für land­wirt­schaft­liche Betriebe“ im Rahmen ihrer Master­ar­beit annahm. Die Freude an Struk­tu­rie­rung und Zeit­ma­nage­ment sowie die Begeis­te­rung für die Land- und Forst­wirt­schaft, bewogen sie zur Entschei­dung der Unternehmensgründung.

Seit mehr als drei Jahren war Made­leine Deselaers, neben ihrer Tätig­keit als Land- und Forst­im­mo­bi­lien-Maklerin, im Bereich Büro­or­ga­ni­sa­tion land- und forst­wirt­schaft­li­cher Betriebe tätig. Seit dem Sommer 2020 widmet sie sich dem Thema hauptberuflich.

Mit der B f l B – „Büro­or­ga­ni­sa­tion forst- & land­wirt­schaft­li­cher Betriebe“ bietet Made­leine Deselaers Eigen­tü­mern, Fami­li­en­mit­glie­dern, Geschäfts­füh­rern, Mitar­bei­tern sowie bran­chen­nahen Unter­nehmen indi­vi­du­elle Lösungen zur Opti­mie­rung ihres Betriebes:

Made­leine Deselaers

Büro­or­ga­ni­sa­tion forst- & land­wirt­schaft­li­cher Betriebe
Mühlen­kamp 14a
22303 Hamburg

+49 (0)173 488 3766
m.​deselaers@​bflb.​de
www​.bflb​.de

Bflb Büroorganisation forst- & landwirtschaftlicher Betriebe

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